Başarılı
Delegasyon Nasıl Yapılır ?
Kendinizi işin altında ezilmiş,
başınızı kaşıyacak
vakti olmayan birisi gibi mi
görüyorsunuz ?
İşinizde ilerlemeniz yavaşladı
mı ?
Aynı işleri çok iyi yaparak
ilerleyemeyeceğinizi mi
anladınız yoksa!
Ne kadar sıkı çalışırsanız
çalışın sonunda yapabileceğiniz
saatleriniz ile sınırlıdır.
Dolayısı ile yapabilecekleriniz
ve yardımcı olabileceğiniz
insanların sayısı sınırlıdır.
Sonuçta başarınız sınırlanmış
olur.
İşinizde iyi iseniz insanlar
sizden daha fazlasını ister.
Sonuçta yükünüz ve gerginliğiniz
artar, yetişemeyince de
mutluluğunuz artmaz. Diğer
yandan bu durumun iyi yanı da
var. Eğer bu sınırları
kaldırabilirseniz büyük bir
başarıya ulaşabilirsiniz.
Sınırları kaldırabilme,
probleminin çözümü delege etmeyi
öğrenmek ile başlar, sizden
istenenleri başarı için organize
edilmiş bir ekibe devredebilmeyi
tamamlamadan sizin de işinizde
çok ilerlemeniz mümkün
olmayacaktır.
İnsanlar niçin delege etmez ?
İşlerinizi doğru biçimde delege
edebilmeniz için delege etmekten
kaçınıyor olmanın bir numaralı
sebebini düşünmeniz gerekir.
Çoğu kişi ön hazırlık için
harcanacak zaman ve enerjiden
kaçındığı için delege etmez.
Örneğin tasarımını yaptığınız
bir ürünün broşürünü siz mi daha
iyi ve hızlı hazırlarsınız yoksa
şirketinizde çalışan başka
birisi mi ?
İçini dışını bildiğiniz,
rüyanızda bile gördüğünüz bir
ürünü kim sizden daha iyi
anlatabilir ki ! Üstelik bunu
yapıyor olmaktan zevk de alıyor
olabilirsiniz. Asıl soru sizin
için eğlenceli olup olmayacağı
değil, bunun zamanınızı
kullanmanın en iyi yolu olup
olmadığıdır.
İlk bakışta işi yapmak bir
başkasına arkasındaki stratejiyi
anlatmaktan daha kolay gözükse
de bir başkasına delege etmek
için 2 iki iyi sebebiniz var :
1. Eğer o ürünü en iyi
anlatabilecek kişi sizseniz
muhtemelen etkin bir pazarlama
stratejisini oluşturmak, yeni
fikirler üretmek için de en
uygun kişi sizsiniz. Başka ve
katma değeri düşük işler ile
zamanınızı harcadığınızda
işinizi büyütmeniz zora
girecektir.
2. İşleri delege ederek,
başkalarını işe dahil ederek
onların yeteneklerini
geliştirmelerini
sağlayacaksınız. Bir sonraki
sefer benzer bir konu ile
karşılaştıklarında hazır
kuvvetlere sahip olmuş olacak ve
ikinci kez için daha da az zaman
harcamış olacaksınız.
Delege ediyor olmak hem sizin
zamanı daha iyi kullanmanızı
sağlayacak hem de ekibinizin
yetişmesini destekleyecektir.
Ne zaman delege etmelisiniz
Delege etmek hem edene hem de
işi üstlenen kişiye yararlı
olur, ancak her şey delege
edilmez. Delege edip etmemeye bu
beş soruyu kendinize sorarak
karar verebilirsiniz :
- İşi yapabilecek yetkinlikte
birisi var mı ? Bu iş başkası
tarafından yapılabilir mi yoksa
mutlaka siz mi yapmalısınız ?
- Bu iş bir başkasının
yeteneklerini geliştirmesine
yardımcı olabilir mi ?
- Bu iş veya benzeri ileride
tekrarlanacak mı ?
- Delege edebilmek için
zamanınız var mı ? İşi alan
kişinin eğitimi, izleme ve bir
hata durumunda yeniden üzerinde
çalışabilmek için …
- Bu iş delege edilmesi gereken
bir şey mi yoksa sizin içinde
olmanız mutlaka gerekiyor mu ?
Düşünmeniz gereken konu topun
yere düşüp düşmeyeceği. Eğer
delege ettiğiniz iş beklediğiniz
gibi sonuçlanmaz ise
toparlamanız mümkün mü ?
Başarısızlık halinde kayıp
önemli mi ?
Eğer sonuçlar sizi çok
hırpalamayacak ise delege
etmeniz yararlı olacaktır.
Kime delege etmelisiniz ?
Kim olduğunu seçerken 5 noktaya
dikkat edilmeli :
- Tecrübe, yetenek ve işe
yaklaşım
- Sizin ne kadar zaman ayırmak
zorunda kalacağınız …
- Kişi ne kadar bağımsız
çalışabiliyor
- İlgi alanı ve kendi geleceği
için ne düşünüyor
- Mevcut iş yükü
Bir işi delege ettiğiniz zaman
muhtemelen sizin yapacağınızdan
daha uzun sürecektir, ilk
başlangıçta bu normaldir.
Sabırlı olmalısınız, öğrenme
sürecine katlanmalısınız. Bunun
karşılığını ileride
kazanacağınız zaman ile alıyor
olacaksınız.
Nasıl delege etmelisiniz ?
- İstediğiniz sonucu net olarak
tanımlamalısınız.
- Sınırları ve kısıtları, neyin
olmaması gerektiğini
anlatmalısınız.
- Nasıl bir kişiye delege
ediyorsunuz, bunu bilerek süreci
planlamalısınız.
1. Her şeyi soruyor mu ?
2. Ne yapabileceğini öneriyor ve
yapıyor mu ?
3. Yapıyor ve sonra raporluyor ?
4. Yapmaya başlıyor ve periyodik
olarak raporluyor ?
- Mümkün olan her durumda işi
yüklenecek kişiler ile
konuşarak, neleri
üstlenebileceklerini karşılıklı
anlaşarak işlerinizi delege
etmelisiniz.
- Devredeceğiniz sorumluluk ve
yetki konusunda sınırları
belirlemelisiniz. Bazı
sorumlulukları devredebilirsiniz
ancak yetki konusunda daha
kısıtlı davranmalısınız.
- İşe (olay yerine) en yakın
kişiye delege etmeye çalışın,
yukarı çıktıkça işten
uzaklaşırsınız.
- Yeterli desteği vermeli,
soruları cevaplamaya hazır
olmalısınız. Sürecin başarısı
desteğinize ve delege edilen
kişinin ulaşabileceği kaynaklara
bağlıdır. 27.03.2012
Cengiz PAK
http://www.cengizpak.com.tr/basarili-delegasyon-nasil-yapilir/